e-office plus Overview

Sistem Manajemen Surat Menyurat Digital. Aplikasi E-OFFICE PLUS merupakan bagian dari sistem pengelolaan administrasi perkantoran yang biasa dikenal dengan istilah E-OFFICE. E-OFFICE dikhususkan untuk pengelolaan administrasi persuratan dilingkungan instansi seperti pemerintahan, kampus, perusahaan, yayasan, dan sebagainya. 

Dengan perkembangan tekhnologi informasi dan komunikasi serta internet telah menjadi alat kekuatan untuk memeikirkan kembali sistem pengelolaan instansi dengan model yang baru. Tekhnologi informasi dan internet mendorong transformasi dan paradigma birokrasi tradisional (yang menekankan kepada standarisasi, rutinitas, spesialisasi, fokus internal dan kewenangan), menuju paradigma e-government (yang menekankan kepada membangun jaringan yang terkoordinasi, kerjasama eksternal dan orientasi pelayanan kepada custemer/masyarakat sebagai fokusnya). Oleh karena itu teknologi informasi menjadi salah satu elemen utama dalam memperbaiki sistem manajerial instansi.

Kepemerintahan yang baik, telah menjadi wacana yang paling mengemuka dalam pengelolaan administrasi pemerintahan sekarang ini. Hal tersebut sejalan dengan tuntutan akan modernisasi administrasi pemerintahan guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian dokumen dan kebutuhan persuratan pada setiap instansi. Teknologi informasi dan komunikasi sebagai pendukung tugas pokok dan fungsi maksimal untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas termasuk menunjang administrasi perkantoran.

Untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, maka setiap instansi pemerintah maupun swasta sudah seharusnya didukung oleh sistem administrasi yang memadai. Karena kesempurnaan dan kelengkapan sistem administrasi merupakan salah satu kebutuhan yang penting disetiap organisasi atau instansi. Dengan mengubah sistem manual atau konvensional ke sistem komputerisasi dalam era teknologi informasi, penyelesaian dokumen dan surat-surat dinas sudah merupakan keharusan dalam upaya untuk melakukan reformasi birokrasi dan untuk mewujudkan manajemen administrasi perkantoran yang lebih baik. Salah satu diantaranya adalah dengan melaksanakan implementasi aplikasi tata naskah dinas elektronik dilingkungan instansi pemerintah maupun swasta untuk mendukung program sistem pemerintahan berbasis elektronik. Dengan adanya Aplikasi E-OFFICE PLUS, Instansi dapat melaksanakan kegiatan administrasinya dengan lebih mudah, cepat, transaparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien. Adapun Fitur yang ada dalam Aplikasi E-OFFICE PLUS sebagai berikut ;

KEUNGGULAN E-OFFICE PLUS

BENEFITS E-OFFICE PLUS

Tampilan Aplikasi E-OFFICE PLUS

Halaman Depan E-Office Plus.
Selain Main Menu, dan fitur untuk mengganti password. Halaman depan E-Office Plus juga memberikan informasi umum yang telah disajikan oleh pengelola informasi umum berupa ; Surat Edaran, Informasi Terkait SKPD, sampai Ucapan Lainnya. Informasi tersebut disajikan utuk semua user yang sudah memiliki akses atau terdaftar sebagai pengguna Aplikasi E-Office Plus, info tersebut juga dapat di lihat, dan di download sesuai kebutuhan.
Form Surat Masuk.
Alur surat Masuk : Surat yang Masuk ke Penggelola Surat Masuk di Scan terlebih dahulu è Lalu dientry sesuai dengan kebutuhan kode suratnya, dan mendapatkan nomor register Surat masuk. è kemudian upload berkas Surat Masuk, dilist surat masuk è lalu di disposisi ke direktur atau ke unit yang di tujukkan è mengisi instruksi bagi yang menerima disposisi surat masuk è sekira nya tidak perlu di disposisikan ke unit lain, maka entry penyelesaian disposisi è jika ada lampiran penyelesaian, maka lampiran dokumen penyelesaian è surat masuk selesai berwarna biru untuk membedakan surat yang sudah selesai dan yang belum selesai.
Berkas Surat Masuk.
Dengan Modul ini dapat melihat berkas/surat masuk digital, file dapat download, diperjelas/diperbesar jika berkas tidak terbaca/kecil, mendisposisikan ke unit lain, dapat membuat intruksi, dan intruksi dari unit lain akan masuk ke dalam halaman surat masuk.
Form Surat Keluar.
Alur Surat Keluar : Entry Surat Keluar oleh user atau unit lain, memberikan kode surat sesuai dengan tujuan persuratan, mengupload berkas yang ingin di berikan nomor urut sebagai bukti permintaan nomor surat keluar, kemudain request nomor urut (Order nomor urut ke pengelola surat) è pengelola surat mengeprove / konfirmasi permintaan unit, maka otomatis nomor urut akan tampil di list order nomor urut è lalu user/unit bisa menggunakan nomor urut yang di berikan oleh pengelola surat sebagai nomor surat di berkah surat keluar yang akan dikirimkan ke luar.

Pemberkasan Digital.
Modul ini digunakan untuk E-FILLING dokumen Kepegawaian, dan Dokumen Perusahan.

Penggabungan Dokumen.
Dengan fitur ini memudahkan untuk menggabungkan dokumen pegawai atau dokumen perusahaan (tidak perlu software lain untuk menggabungkan file). Hingga pencarian data pegawai atau dokumen perusahaan dapat dengan mudah, dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan.