e-office plus Overview
Sistem Manajemen Surat Menyurat Digital. Aplikasi E-OFFICE PLUS merupakan bagian dari sistem pengelolaan administrasi perkantoran yang biasa dikenal dengan istilah E-OFFICE. E-OFFICE dikhususkan untuk pengelolaan administrasi persuratan dilingkungan instansi seperti pemerintahan, kampus, perusahaan, yayasan, dan sebagainya.
Dengan perkembangan tekhnologi informasi dan komunikasi serta internet telah menjadi alat kekuatan untuk memeikirkan kembali sistem pengelolaan instansi dengan model yang baru. Tekhnologi informasi dan internet mendorong transformasi dan paradigma birokrasi tradisional (yang menekankan kepada standarisasi, rutinitas, spesialisasi, fokus internal dan kewenangan), menuju paradigma e-government (yang menekankan kepada membangun jaringan yang terkoordinasi, kerjasama eksternal dan orientasi pelayanan kepada custemer/masyarakat sebagai fokusnya). Oleh karena itu teknologi informasi menjadi salah satu elemen utama dalam memperbaiki sistem manajerial instansi.
Kepemerintahan yang baik, telah menjadi wacana yang paling mengemuka dalam pengelolaan administrasi pemerintahan sekarang ini. Hal tersebut sejalan dengan tuntutan akan modernisasi administrasi pemerintahan guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian dokumen dan kebutuhan persuratan pada setiap instansi. Teknologi informasi dan komunikasi sebagai pendukung tugas pokok dan fungsi maksimal untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas termasuk menunjang administrasi perkantoran.
Untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, maka setiap instansi pemerintah maupun swasta sudah seharusnya didukung oleh sistem administrasi yang memadai. Karena kesempurnaan dan kelengkapan sistem administrasi merupakan salah satu kebutuhan yang penting disetiap organisasi atau instansi. Dengan mengubah sistem manual atau konvensional ke sistem komputerisasi dalam era teknologi informasi, penyelesaian dokumen dan surat-surat dinas sudah merupakan keharusan dalam upaya untuk melakukan reformasi birokrasi dan untuk mewujudkan manajemen administrasi perkantoran yang lebih baik. Salah satu diantaranya adalah dengan melaksanakan implementasi aplikasi tata naskah dinas elektronik dilingkungan instansi pemerintah maupun swasta untuk mendukung program sistem pemerintahan berbasis elektronik. Dengan adanya Aplikasi E-OFFICE PLUS, Instansi dapat melaksanakan kegiatan administrasinya dengan lebih mudah, cepat, transaparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien. Adapun Fitur yang ada dalam Aplikasi E-OFFICE PLUS sebagai berikut ;
- Pengaturan Data Pegawai
- Pengaturan Jabatan atau Golongan
- Pengaturan Sekertaris Pejabat
- Pengaturan Unit atau Instansi
- Penomoran Surat Otomatis
- Surat Masuk
- Surat Keluar
- Disposisi Surat
- Timeline dan Intruksi Perjalanan Disposisi
- Penyelesaian Disposisi dengan Lampiran
- Pencarian Surat
- Agenda Pimpinan dan Staff
- E-Filling (Pengarsiapan Digital)
- Dashboard Manajemen Surat
- Laporan
- Pengumuman dengan Broadcast WA
- Email Notifikasi
- WhatsApp Notifikasi
- Notulen Rapat
- Kontak Kerja, Kenaikan Pangkat, dan Gaji Berkala
- API Integrasi ke sistem lain
- Bisa dikembangkan tanda tangan digital
KEUNGGULAN E-OFFICE PLUS
- Pengelolaan Surat : Memudahkan dalam proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
-
Tracking Disposisi Surat : Memudahkan dalam proses monitoring dan tracking disposisi surat.
-
Penomoran Surat AUTO : Memudahkan dalam pembuatan dan penncarian nomor surat.
-
Pencarian Surat : Kemudahan dalam pencarian Surat.
-
Hemat : Menghemat biaya cetak kertas, bebas biaya pengiriman notifikasi, dan mempercepat pengiriman surat.
- Mudah Di Akses : Dengan UI yang responsive, dapat diakses melalui browser, dan tampilan mobile yang responsive.
-
Integrasi : Dapat di integrasikan dengan sistem lain.
-
Kustomisasi : Dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan proses bisnis user.
-
Google Kalender : Terintegrasi dengan Google Calender.
- Arsip : Memudahkan dalam pengarsipan dokumen.
-
Notifikasi WhatsApp : Notifikasi yang interaktif melalui whatsApp.
-
Sertifikasi Elektronik : Bisa Integrasi dengan layanan sertifikasi Elektronik untuk kebutuhan tanda tangan digital.
- Email Notifikasi : Dengan Berbagai Notifikasi yang tersedia, tidak perlu khawatir tidak mendapatkan info terupdate.
BENEFITS E-OFFICE PLUS
-
Memudahkan Pengelolaan surat masuk dan surat keluar secara elektronik.
-
Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan surat menyurat dan pelayanan public.
-
Mempercepat pengelolaan Tata Naskah Dinas Secara Elektronik.
- Mewujudkan Birokrasi Modern yang efektif dan efisien di instansi pemerintahan maupun swasta.
-
Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelengaraan tata naskah dinas.
-
Menghindari terjadinya tumpang tindih, salah tafsir, dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah dinas.
-
Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas unsur lainnya dalam lingkup administasi umum.
- Terciptanya birokrasi modern yang efektif dan efisien di instansi pemerintah daerah atau SKPD.